MS Outlook для проектного менеджера

В мире идет развитие информационных технологий, в результате чего создаются новые программные продукты для оптимизации работы. В статье показаны инструменты «MS Outlook 2013» которые помогают проектному менеджеру в повседневной работе. 

Как известно MS Outlook это почтовая программа с функциями электронного органайзера. Наряду с этим — средство по организации планирования производственного процесса работника.

Если это первое знакомство с данным программным продуктом в списке литературы присутствуют ссылки на видео контент, который поможет освоить базовые функции MS Outlook. Рассмотрим по порядку инструменты для которыми может пользоваться проектный менеджер (ПМ).

Структурирование входящих и исходящих электронных писем.

Хранение и структурирование информации для ПМ важно. Если этого не делать, то при ведении нескольких проектов в почтовом ящике сотрудника возникает неразбериха, что приведет к поиску нужной информации. На окончательной стадии проекта, при возникновении спорных вопросов с «Заказчиком» или «Исполнителем». Если у Вас нет четкой структуры хранения e-mail писем, то придется затратить время для поиска нужной информации (официального письма или согласования).

Поэтому целесообразно выполнить структурирование информации в своем почтовом редакторе по проектам. В каждой организации с проектным управлением, используются внутренние ID проектов и наименования. Поэтому исходя из практики целесообразно поступить следующим образом (Рис. 1).

clip_image001

Рисунок 1. Структура папок по проектам в почтовом редакторе.

Для ясности рассмотрим пример проекта «010911 – БИБ». В папке «010911 – БИБ» хранятся входящие письма, а отправленные письма по проекту копирются при отправке в папку «О 010911 – БИБ». При создании указанной структуры хранении e-mail писем у Вас рядом расположится входящая и исходящая информация по проекту.

После структурирования информации по папкам создаются правила по ID для каждой. Таким образом настраиваем процесс авто-сортировки писем.

Создание правил для входящих и исходящих писем по проекту сокращает ПМ 4 часа в неделю на систематизацию информации вручную.

Ниже на рисунках 2 – 8 графически показан процесс создания правила для входящих и исходящих e-mail сообщений.

image

Рисунок 2. Расположение управления правилами и оповещениями.

clip_image004

Рисунок 3. Рабочая область для создания правил и оповещений.

clip_image005

Рисунок 4. Внешний вид мастера правил.

clip_image006

Рисунок 5. Задание правила по ключевому ID проекта.

clip_image007

Рисунок 6. Указание папки для хранения отправленных писем.

clip_image008

Рисунок 7. Итоговое присвоение правила с указанием имени.

clip_image009

Рисунок 8. Полученный результат задания правил и оповещений.

Создание правил в MS Outlook сделаны на интуитивно понятном интерфейсе для пользователя. Поэтому с указанной настройкой проблем не возникнет. В компании согласовывается правило, что при ведении внутренней и внешней деловой переписки по проекту указывается полное наименование и ID в теме письма.

При общении с Заказчиком и Исполнителем то же целесообразно использовать ID проекта в теме. Но если у Заказчика, то же есть номер проекта, то целесообразно внести его в правила. Если Заказчик не пишет в теме письма ID, то придется распределять письма вручную.

Есть два нюанса, при работе с MS Outlook при создании правила для входящих писем происходит автоматический перенос в нужную папку, а при создании правила для отправленных писем в указанную папку переносится копия e-mail из папки «Отправленные».

Организация совещаний с использованием MS Outlook.

Как известно организация совещаний для решения вопросов по проекту является работой проектного менеджера. Для организации совещания в MS Outlook есть необходимые инструменты, которые расположены в разделе «Календарь».

При создании совещания следует учесть следующие аспекты:

— тема совещания;

— цель совещания;

— вопросы которые необходимо решить;

— регламент;

— прилагаемый материал к совещанию;

— количество участников совещания.

При учете всех вышеуказанных аспектов при подготовке совещания Вы сможете эффективнее провести его. Пример приглашения на совещание представлен на рисунке 9.

clip_image011

Рисунок 9. Пример организации совещания по проекту.

Вопросы, которые требуют решения лучше размещать в виде таблицы, поскольку после проведения совещания ПМ оформляет отклик по собранию или протокол, который должен отправиться исполнителю.

Использования данного инструмента на практике помогает сократить время проведения совещания в два раза. Оптимальным временем для проведения совещания является интервал около 30 минут.

Работа по задачам в MS Outlook.

Работа по задачам проектному менеджеру помогает систематизировать информацию в рамках проекта или протокола. Данный инструмент расположен во вкладке «Задачи». С практической точки зрения есть 2 вида задач для ПМ:

— Задача под протокол – тактическая задача от Топ-менеджера на неделю или более;

— Задача «дневника проекта» — собственная задача или задача, которая поставлена вышестоящим руководителем, которая подразумевает исполнение проекта компании как внешнего, так и внутреннего.

В данной статье рассмотрен вариант исполнения протокола совещания для исполнителя. Поскольку описание «дневника проекта» — это тема отдельной статьи.

На рисунке 10 представлена задача исполнения протокола по итогам собрания, данные протоколы являются результатом еженедельных тактических планерок в организации. Как видно MS Outlook позволяет прикреплять материал в виде файлов в самой задаче. При исполнении задачи все обновления приходят к «Владельцу» задачи, в результате чего происходит отслеживание исполнения. 

clip_image013

Рисунок 10. Пример оформления задачи исполнения протокола совещания.

При создании задачи или совещания в теме указывается ID проекта, тогда обновления по задаче и по совещанию приходят к Вам в соответствующую папку проекта. Все материалы реализованной задачи могут переносятся в MS Word, при этом вложенные файлы автоматически вшиваются в файл (docx). Это полезно если Вы разрабатываете пошаговые инструкции для сотрудника с приложением файлов в один документ.

clip_image015

Рисунок 11. Копирование информации из Задачи в документ MS Word.

Создание шаблонов вставок для писем, задач и совещаний.

После того как Вы ознакомились с базовыми функциями Outlook. Следующим инструментом в MS Outlook являются шаблоны вставок подписей. На ниже приведенных рисунках представлен процесс создания шаблона подписи (Рис. 12-13).

clip_image016

Рисунок 12. Открытие шаблона вставки.

clip_image018

Рисунок 13. Создание шаблона для совещаний в календаре.

На рисунке 13 представлен шаблон организации совещания. По указанному примеру ПМ целесообразно создать подписи следующих категорий:

— подпись ПМ;

— подпись на английском языке ПМ;

— подпись совещания по проекту;

— подпись протокола совещания;

— подпись «дневника проекта».

В подписи можно сохранять вложенные файлы перенося информацию из «Задач», аналогично копированию в MS Word (Рис. 14.).

clip_image020

Рисунок 14. Пример использования вложенных документов в подписи.

На практике если в Вашей организации проекты однотипны, то подпись с вложенной «матрицей реализации» проекта с вшиты заготовками официальных писем и документов. Но это подробнее рассмотрим в следующей статье, относящейся к «дневнику проекта».

Создание категорий приоритетов в реализации задач.

После прочтения книги Глеба Архангельского «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010» выявил много инструментов для работы с Outlook.  Сильно понравилось решение по созданию приоритетов к задачам. Указанный подход на практике доказал эффективность.

Для это прописываются следующие категории:

— День – срок исполнения задачи или поручения в течении 3 рабочих дней;

— Неделя – срок исполнения задачи или поручения в течении 2 рабочих недель;

— Год – срок исполнения задачи или поручения в течении квартал или более.

Соответственно при фильтрации активных задач ПМ может для себя выставлять приоритеты в ежедневном и еженедельном планировании. Рекомендуется при настройке категорий назначить горячи клавиши (Рис. 14).

clip_image021

Рисунок 14. Пример присвоения категорий для задач и поручений.

Контакты в MS Outlook

Контакты для проектного менеджера важны. В MS Outlook 2013 данная вкладка называется «Люди» в ней содержатся контакты. Рекомендуется карточку контакта заполнять полностью (Рис. 15). В поле заметки необходимо указывать номер проекта, по которому ведется работа и дополнительную информацию. Это позволяет эффективно найти необходимое контактное лицо по проекту, даже если с момента закрытия проекта прошло несколько лет. Если у Вас один представитель Заказчика или Исполнителя курирует несколько проектов, то целесообразно указа их в примечаниях.

clip_image023

Рисунок 15. Пример заполнения карточки контакта.

В статье произведен обзор наиболее часто используемых инструментов проектного менеджера с использованием MS Outlook 2013. Рассмотренные функции так же присутствуют и в MS Outlook 2016.

Рекомендую ознакомиться Вам со списком литературы.

Ссылка на статью в формате pdf: http://www.slideshare.net/ssuser5e99bc/1-59498832

С уважением,

Игорь Головин

Тел.: +7-921-435-13-44

E-mail: golovin-2017@yandex.ru

https://golovin2017.com/

Список литературы.

1. Книга «Формула времени Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010», автор: Глеб Архангельский.

2. Основные задачи в Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-ru/article/Основные-задачи-в-Outlook-2013-192eb102-2ee2-4049-b7f5-aa0eb4231fbb?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

3. Быстрое начало работы — https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-быстрое-начало-работы-cb87a296-ad69-493d-81f1-8df4f7673da0?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

4. Первый взгляд на Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-первый-взгляд-на-Outlook-2013-3889ef62-3373-4f74-b441-ee7664f06d05?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

5. Подробнее о ленте — https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-подробнее-о-ленте-64be5bef-c10a-40ac-88d0-09d1ad4f3ebe?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

6. Импорт файлов данных — https://support.office.com/ru-ru/article/Видеоролик-импорт-файлов-данных-69e5703d-f9d6-4786-89ae-4ac50ffbf1a2?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

7. Обучающие курсы, видео и учебники по Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-ru/article/Обучающие-курсы-и-учебники-по-Office-b8f02f81-ec85-4493-a39b-4c48e6bc4bfb?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

8. Сочетания клавиш для Microsoft Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-ru/article/Сочетания-клавиш-для-Microsoft-Outlook-2013-3e1090f6-a616-42db-abf5-269ca3d553ee?CorrelationId=70bbddc8-bf27-4462-bbb2-d6e3148d9047&ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

9. Видео: повторная отправка, если отозвать сообщение невозможно — https://support.office.com/ru-ru/article/Видео-повторная-отправка-если-отозвать-сообщение-невозможно-cdd901fe-aa11-4763-8493-d28bdd67ddd2?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

10. Новые возможности Outlook 2013 — https://support.office.com/ru-RU/article/Видео-новые-возможности-Outlook-2013-24ba0a8b-9f51-461f-8257-b8707467e323?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

11. Изменение содержимого панели навигации — https://support.office.com/ru-ru/article/Изменение-содержимого-панели-навигации-83cf518b-6233-4706-a7bd-9045554c1b8b?ui=ru-RU&rs=ru-RU&ad=RU

 

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

w

Connecting to %s